Tietosuoja

Tämä kuvaus henkilötietojen käsittelystä Sergelissä koskee sinua, jos olet joko

• velallinen

tai jokin seuraavista (jäljempänä ”muu kuin velallinen”):

• henkilö, jolla on valtuudet asioida Sergelin kanssa velallisen puolesta, kuten asiamies, edunvalvoja, velkaneuvoja tai lainopillinen avustaja, kuolinpesän edustaja tai velan velallisen puolesta maksava henkilö
• velan takaaja
• viranomaisen työntekijä, kun asioit Sergelin kanssa perintätoimeksiantoon liittyen
• muu henkilö, joka ottaa yhteyttä Sergelin asiakaspalveluun perintään liittyvissä asioissa.

Sergel Oy:n puoleen voi kääntyä myös Sergel Finans Oy:tä koskevissa tiedusteluissa.

Rekisterinpitäjä

Sergel Oy, PL 92, 15141 Lahti (jatkossa ”Sergel”)
0200 13113 (ma-pe 08:00-18:00)
asiakaspalvelu@sergel.com

Tietosuojavastaavan yhteystiedot

Tietosuojavastaava voi opastaa kysymyksissä, jotka koskevat henkilötietojen käsittelyn järjestämistä Sergelissä ja rekisteröidyn oikeuksien käyttöä. Sergelin asiakaspalvelu (yhteystiedot yllä) puolestaan palvelee perintää koskevissa käytännön asioissa, kuten maksuaikajärjestelyissä. Tietosuojavastaavan tavoittaa sähköpostitse dpo.fi@sergel.com.

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset ja oikeusperuste

Henkilötiedon käsittelylle on alla kerrotut perusteet ja tarkoitukset.

Käsittelyn oikeusperuste, velalliset

Sergel käsittelee henkilötietoja alla kerrottujen oikeusperusteiden nojalla:

• sopimusvelvoitteen täytäntöönpano, kun perittävä saatava perustuu velallisen tekemään sopimukseen
• Sergelin oikeutettu etu harjoittaa laillista liiketoimintaa
• Sergeliin kohdistuva lakisääteinen velvoite käsitellä henkilötietoa, mihin kuuluvat perintätietojen säilyttäminen perintälainsäädännön mukaisesti, rahanpesun ja terrorismin rahoittamisen estäminen,
  kuluttajaa kohdanneen sosiaalisen suoritusesteen huomioiminen sekä kirjanpitoon kuuluvien tositteiden säilyttäminen.

Käsittelyn oikeusperuste, muut kuin velalliset

Käsittelyperusteena on Sergelin oikeutettu etu harjoittaa laillista liiketoimintaa.

Myös perintätietojen säilyttäminen perintälainsäädännön mukaisesti sekä rahanpesun ja terrorismin rahoittamisen estäminen voivat edellyttää tiedon käsittelyä.

Käsittelyn tarkoitus

Sergel käsittelee henkilötietoa perintätoiminnan harjoittamiseksi, alla kerrottuihin tarkoituksiin:

• velallisen tilanteeseen parhaiten sopivien perintätoimien valitseminen ja kohdistaminen velalliseen
• maksusuorituksen saaminen velalliselta, mukaan lukien mahdollisten epäselvyyksien selvittäminen ja asian vieminen tarvittaessa tuomioistuimeen maksu- tai konkurssituomion saamiseksi ja edelleen ulosottoon
• perintätoimeksiantajan (velkojan) sekä saatavan myymistä harkitsevan tai saatavan jo myyneen velkojan pitäminen ajan tasalla perinnän tilanteesta niiltä osin, kuin nämä tällaista tietoa tarvitsevat
• tilastollisten mallien tuottaminen siitä, kuinka velallisten olosuhteet vaikuttavat näiden maksukäyttäytymiseen, jotta Sergel voi
  • omassa toiminnassaan mitoittaa velallisen tilanteessa sopivimmat perintätoimet ja arvioida perintätoiminnasta odotettavissa olevaa tuottoa,
  • tarjota muille yrityksille arvioita useista velallisista koostuvien saatavakantojen kokonaisarvosta, sekä
  • tarjota muille yrityksille tilastollista tietoa maksukäyttäytymisestä
• perintä-, rahanpesu-, kuluttajansuoja- ja kirjanpitolainsäädännöstä johtuvien vaatimusten noudattaminen, mukaan lukien vastaaminen viranomaisten tiedusteluihin
• perintäprosessien, henkilöstön osaamisen sekä tietojärjestelmien ylläpito ja kehittäminen
• Sergelin taloudellisen tilanteen, maksuvelvoitteiden ja saatavien seuraaminen
• maksuhäiriöiden julkaiseminen luottotietolainsäädännön mukaisesti.

Oikeutettu etu käsittelyperusteena

Kun henkilötietojen käsittelyn perusteena on rekisterinpitäjän oikeutettu etu, EU-sääntely edellyttää tasapainotestin tekemistä, jossa rekisterinpitäjän oikeutettua etua punnitaan suhteessa niihin vaaroihin ja seurauksiin, joita rekisteröidylle voi käsittelystä aiheutua.

Velallisilla ja muilla rekisteröidyillä on oikeus siihen, ettei heitä koskevaa tietoa käsitellä tarpeettomasti. Sergelillä (rekisterinpitäjä) on puolestaan oikeutettu etu laillisen liiketoiminnan harjoittamiseen. Saatavien perintä on erityislainsäädännöllä säänneltyä ja laillista liiketoimintaa, joka ei ole mahdollista ilman henkilötietojen käsittelyä. Sergelillä on siten käsittelyyn lähtökohtainen oikeus, joka voi syrjäytyä tilanteessa, jossa tiedon kohteella (rekisteröity) on tähän erityinen tarve.

Käsittelyn kohteena olevat henkilötietoryhmät

Sergel käsittelee perintätoimintaa harjoittaessaan alla lueteltuja henkilötietoja.

Velallinen

• nimi
• henkilötunnus
• osoitetiedot
• tapauskohtaisesti puhelinnumero ja sähköposti
• asiointikieli
• julkisissa luottotietorekistereissä mahdollisesti olevat merkinnät, mukaan lukien konkurssia, velkajärjestelyä tai yrityssaneerausta koskevat tiedot
• mahdollinen edunvalvontatieto
• kutakin yksittäistä saatavaa (velkaa), saatavan perustetta ja voimassaoloa, perintätoimia, perintäkuluja, mahdollista maksusuunnitelmaa, mahdollista maksutuomiota, mahdollisia ulosottotoimia ja varattomuusestettä sekä mahdollisia maksusuorituksia koskevat tiedot
• yritystoimintaa koskevat tiedot, jos velka liittyy siihen
• tiedot sellaisista henkilökohtaisista olosuhteista, joilla on vaikutusta perintään, esimerkiksi työttömyys
• yhteydenotot Sergeliin ja niiden sisältö, mukaan lukien pankkiyhteys liikasuorituksen palauttamista varten
• tiedot asioinnista Sergelin online-palvelukanavassa
• mahdollista tietoturvapoikkeamaa koskevat tiedot
• rahanpesun ja terrorismin rahoittamisen havaitsemiseksi tarpeelliset tiedot

Muut kuin velalliset

• nimi
• valtuutetun henkilötunnus (pois lukien edunvalvojat, velkaneuvojat ja lainopilliset avustajat)
• yhteystiedot (joista voi ilmetä myös työnantaja ja työtehtävä)
• valtuutuksen sisältö
• yhteydenottojen sisältö
• rahanpesun ja terrorismin rahoittamisen havaitsemiseksi tarpeelliset tiedot

Henkilötietojen vastaanottajaryhmät

Alla kerrotut vastaanottajat saavat Sergeliltä henkilötietoja, siinä laajuudessa kuin kyseinen tieto on vastaanottajalle välttämätön:

• perintätoimeksiannon antajat (velkojat), jotka seuraavat perinnän vaiheita ja laatua sekä osallistuvat reklamaatioiden selvittämiseen
• luottotietopalveluja tarjoavat yritykset, jotka rekisteröivät velallisten maksuhäiriöitä ja seuraavat muutoksia velallisen tiedoissa Sergelin toimeksiannosta
• tuomioistuimet ja ulosotto, jotka antavat ja panevat täytäntöön tuomioita
• velallinen itse ja hänen valtuuttamansa tahot, mukaan lukien velkaneuvojat ja lainopilliset avustajat, jotka asioivat velallisen pyynnöstä hänen puolestaan
• tulostus- ja postituspalvelun tarjoajat, jotka toimittavat kirjeitä Sergelin toimeksiannosta
• perintätoiminnan ja tietosuojan valvonnassa sekä rahanpesun ja terrorismin rahoittamisen estämistä koskevissa asioissa toimivaltaiset viranomaiset
• Sergelin kanssa samaan konserniin kuuluvat yritykset Pohjoismaissa, jotka osallistuvat konsernin yhteisiin toimintoihin, kuten tilastollinen analyysi ja saatavakantojen arvonmääritykset sekä sisäiset IT-palvelut
• tietojärjestelmä- ja ohjelmistotoimittajat, jotka ylläpitävät Sergelin toimeksiannosta tarvittavia tietojärjestelmiä
• asiakaspalvelun laadun seurantaa tarjoavat yritykset
• kirjanpitopalveluiden toimittajat, jotka hoitavat Sergelin toimeksiannosta kirjanpitotehtäviä
• tilintarkastaja, jos tilintarkastus poikkeuksellisesti edellyttää yksittäisen toimeksiannon tietojen tutkimista.

Tiedot tietojen siirrosta kolmansiin maihin ja käytettävät suojatoimet

Sergel ostaa Euroopan Unionin ja Euroopan talousalueen ulkopuolelta palveluita, joihin liittyy henkilötiedon käsittelyä alla kuvatulla tavalla. Lisätietoa voi kysyä tietosuojavastaavalta.

Velalliset ja muut kuin velalliset

Käsittely liittyy tietojärjestelmien ylläpitoon liittyviin palveluihin. Suojamekanismina ovat tietosuojaa koskevat vakiolausekkeet tai yritystä koskevat sitovat säännöt

Velalliset

Käsittely liittyy perinnässä kertyvän tiedon tilastolliseen analyysiin. Suojamekanismina ovat tietosuojaa koskevat vakiolausekkeet.

Henkilötietojen säilyttämisaika

Perintälainsäädäntö velvoittaa perintätoimistot säilyttämään saatavan perintään liittyvät tiedot ja asiakirjat viiden vuoden ajan siitä, kun velka on tullut kokonaisuudessaan maksetuksi tai perintä on muusta syystä lopetettu. Velallisen maksukäyttäytymistä koskevaa tietoa (kuten maksuaikoja) hyödynnetään tämänkin jälkeen tilastollisten mallien tuottamiseen siitä, kuinka velallisten olosuhteet (kuten velkojen määrä) vaikuttavat näiden maksukäyttäytymiseen. Tiedot kuitenkin muutetaan muotoon, joka tekee mahdottomaksi hakea yksittäistä velallista koskevaa tietoa.

Kirjanpitolainsäädännöstä johtuva, tositteena tarpeellisen tiedon säilytysvelvoite on kuluva vuosi sekä kuusi seuraavaa vuotta.

Rahanpesun ja terrorismin rahoittamisen estämistä koskeva lainsäädäntö velvoittaa säilyttämään epäilyttäviä liiketoimia koskevat tiedot viiden vuoden ajan niiden havaitsemisesta tai asiakassuhteen päättymisestä tai kunnes asia on selvitetty.

Rekisteröityjen oikeuksien käyttämistä koskevien tietojen säilytysaika on kaksi vuotta. Saatavan perintään liittyvät tiedot ja asiakirjat on kuitenkin lain mukaan säilytettävä viisi vuotta edellä kerrotulla tavalla.

Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyillä on alla esitellyt oikeudet.

Jos pyyntö oikeuden käyttämiseksi havaitaan perusteettomaksi tai on luonteeltaan toistuva, Sergelillä on oikeus periä maksu pyyntöön vastaamisesta tai kieltäytyä toteuttamasta pyyntöä.

Rekisteröidyn oikeus saada pääsy tietoihin

Rekisteröidyllä on oikeus saada pääsy omiin henkilötietoihinsa, mikä tarkoittaa oikeutta saada tietoa näiden henkilötietojen käsittelystä sekä kopio tiedoista.

Rekisteröidyllä ei kuitenkaan ole oikeutta nähdä muita ihmisiä koskevia tietoja näiden yksityisyyttä vaarantavalla tavalla eikä liikesalaisuuksia.

Sergelillä on lain mukaan velvollisuus varmistua rekisteröidyn henkilöllisyydestä ennen kuin kopio henkilötiedoista voidaan antaa. Helpoin ja tietoturvallisin tapa käyttää tätä oikeutta on kirjautua Omat Sivut -palveluun Sergelin verkkosivuilla ja pyytää kopio omista tiedoista. Vaihtoehtoisesti voit halutessasi kirjoittaa Sergelille pyynnön, johon on liitetty oheen kopio virallisesta henkilötodistuksesta tai ajokortista. Sähköposti ei ole suositeltava, koska sen tietoturva voi olla puutteellinen. Tapauskohtaisesti Sergel saattaa pystyä varmistumaan henkilöllisyydestäsi myös muulla tavalla, kun olet yhteydessä asiakaspalveluun.

Oikeus tietojen oikaisemiseen

Jos rekisteröity huomaa, että häntä koskeva tieto (esimerkiksi osoite) on virheellinen, hänellä on oikeus tietojen oikaisemiseen. Virheellisestä tiedosta voi ilmoittaa Sergelin asiakaspalveluun.

Oikeus tietojen poistamiseen (”oikeus tulla unohdetuksi”)

Rekisteröidyllä on oikeus tietojen poistamiseen, mikä tarkoittaa, että Sergel joutuu oma-aloitteisesti poistamaan sinua koskevat tiedot, kun niiden säilyttämiseen ei enää ole lakimääräistä velvollisuutta eikä Sergelillä enää ole intressiä tai muuta oikeutettua perustetta tietoja säilyttää. Sinun aloitteestasi henkilötiedot tulee poistaa tilanteessa, jossa olet käyttänyt menestyksekkäästi alempana esiteltyä vastustamisoikeutta.

Jos koet, että sinua koskevat tiedot tulisi poistaa, voit ilmoittaa pyynnön ja perustelut Sergelin asiakaspalveluun. Perintätoimeksiannon hoitamista koskevat tiedot Sergel on velvollinen säilyttämään viiden vuoden ajan perinnän päättymisestä.

Oikeus käsittelyn rajoittamiseen

Lain asettama lähtökohta on, että rekisteröidyllä on oikeus häntä koskevan henkilötiedon käsittelyn rajoittamiseen, mikä tarkoittaa, että tietoa ainoastaan säilytetään, muttei käsitellä muutoin. Käsittelyn rajoittaminen tulee kyseeseen, kun rekisteröity pyytää muutoin poistettavaksi tulevan tiedon säilyttämistä edelleen, rekisteröity kiistää rekisterinpitäjän oikeuden käsitellä häntä koskevia tietoja tai rekisteröity kiistää häntä koskevien tietojen oikeellisuuden.

Laki kuitenkin sallii perintätoimien jatkamisen normaalisti.

Käsittelyn rajoittamista koskevan pyynnön ja sitä koskevat perustelut voi ilmoittaa Sergelin asiakaspalveluun.

Vastustamisoikeus

Rekisteröidyllä on oikeus vastustaa henkilötietojensa käsittelyä, jos hänen olosuhteensa ovat sillä tavalla erityislaatuiset, että Sergelin oikeus harjoittaa perintätoimea syrjäytyy. Laki kuitenkin sallii perintätoimien jatkamisen normaalisti.

Käsittelyn rajoittamista koskevan pyynnön ja kuvauksen edellä mainitusta olosuhteesta voi ilmoittaa Sergelin asiakaspalveluun.

Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen

Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen tulee kyseeseen tilanteessa, jossa perittävä velka perustuu tekemääsi sopimukseen. Sen kohteena ovat sellaiset henkilötiedot, jotka olet itse toimittanut Sergelille. Tiedot toimitetaan yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa ja ne voi siirtää toiselle rekisterinpitäjälle.

Tämän oikeuden käyttämistä koskevan pyynnön voi ilmoittaa Sergelin asiakaspalveluun.

Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

Tietosuojavaltuutetun toimisto on toimivaltainen valvontaviranomainen, jolle voi tehdä valituksen henkilötietojen käsittelyä koskevissa asioissa.

Käyntiosoite: Lintulahdenkuja 4, 00530 Helsinki
Postiosoite: PL 800, 00531 Helsinki
Puhelinvaihde: 029 566 6700, kirjaamo: 029 566 6768
Sähköposti (kirjaamo): tietosuoja(at)om.fi

Tiedot siitä, mistä henkilötiedot on saatu, mukaan lukien yleisesti saatavilla olevat lähteet

Sergel saa perinnässä käsiteltävät henkilötiedot seuraavista lähteistä:

• velkojat
• velallinen ja muu kuin velallinen itse
• velallisen valtuuttamat tahot, kuten valtuutetut, velkaneuvojat ja lainopilliset avustajat
• luottotietopalveluja tarjoavat yritykset (Suomen Asiakastieto, Bisnode), joilta Sergel tarkistaa henkilö- ja yritysvelallisia koskevat luottotietorekisterimerkinnät sekä rahanpesun ja terrorismin rahoittamisen estämisessä tarpeellisia tietoja
• väestötietojärjestelmä, josta Sergel tarkistaa velallisen perustietojen oikeellisuuden ja edunvalvontatiedon
• yritys- ja yhteisötietojärjestelmä, josta Sergel tarkistaa toiminimitietoja ja muita yritystietoja
• tuomioistuimet ja ulosotto, joilta Sergel vastaanottaa tuomio- ja ulosottotietoja
• pankit ja maksunvälittäjät, joilta Sergel saa saapuvia maksusuorituksia koskevat tiedot
• Sergelin kanssa samaan konserniin kuuluvat yritykset Pohjoismaissa, jolloin kyseessä on konsernin yhteinen toiminto, kuten tilastollinen analyysi ja saatavakantojen arvonmääritykset
• rahanpesun ja terrorismin rahoittamisen estämistä koskevat kotimaiset ja kansainväliset tietokannat.

Tiedot automaattisen päätöksenteon ja profiloinnin olemassaolosta, käsittelyyn liittyvä logiikka, käsittelyn merkittävyys ja mahdolliset seuraukset rekisteröidylle

Sergelin tietojärjestelmä ratkaisee velallisen kohdalla parhaiten sopivan perintämenetelmän. Järjestelmä tekee tämän automaattisesti ja käyttää arvionsa perusteena seuraavia tietoja:

• perittäväksi tulleen saatavan määrä ja laatu
• ennestään perinnässä olevien saatavien määrä ja laatu
• julkisissa luottotietorekistereissä mahdollisesti olevat merkinnät
• aiempi maksukäyttäytyminen
• velallisen ikä ja asuminen Suomessa.

Velalliseen automaattinen käsittely vaikuttaa siten, että hän välttyy perinnän etenemiseltä tuomioistuimeen tilanteessa, jossa hän ei velkaansa todennäköisesti pysty maksamaan.