Tämä kuvaus henkilötietojen käsittelystä Sergelissä koskee:

• velallista;
• henkilöitä, jotka velallinen on valtuuttanut asioimaan puolestaan, kuten asiamies, velkaneuvoja tai lainopillinen avustaja.

Sergel Oy:n puoleen voi kääntyä myös Sergel Finans Oy:tä koskevissa tiedusteluissa.

 

Rekisterinpitäjä

Sergel Oy, PL 92, 15141 Lahti (jatkossa ”Sergel”)

0200 13113 (ma-pe 08:00-18:00)

asiakaspalvelu@sergel.com

 

Tietosuojavastaavan yhteystiedot

Tietosuojaa koskevissa tiedusteluissa voi toistaiseksi olla yhteydessä asiakaspalveluun, yhteystiedot yllä.

 

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset ja oikeusperuste

Henkilötiedon käsittely Sergelissä perustuu aina lailliseen perusteeseen ja käsittelyllä on aina tarkoitus, alla kuvatulla tavalla.

Käsittelyn oikeusperuste

Sergel käsittelee henkilötietoja seuraavien oikeusperusteiden nojalla:
• sopimusvelvoitteen täytäntöönpano, kun perittävä saatava perustuu sopimukseen;
• Sergelin oikeutettu etu harjoittaa laillista liiketoimintaa.

Joissain tilanteissa Sergelillä on myös lakisääteinen velvoite käsitellä henkilötietoa, kuten rahanpesun ja terrorismin rahoittamisen torjunta sekä kuluttajaa kohdanneen sosiaalisen suoritusesteen huomioiminen.

Käsittelyn tarkoitus

Sergel käsittelee henkilötietoa seuraaviin tarkoituksiin:
• velallisen tilanteeseen parhaiten sopivien perintätoimien valitseminen ja kohdistaminen velalliseen;
• maksusuorituksen saaminen velalliselta, tarvittaessa ulosottoteitse;
• perintätoimeksiantajien sekä saatavan myyneiden, alkuperäisten velkojien pitäminen ajan tasalla perinnän tilanteesta niiltä osin, kuin nämä tällaista tietoa tarvitsevat;
• tilastollisten mallien tuottaminen siitä, kuinka velallisten olosuhteet vaikuttavat näiden maksukäyttäytymiseen, jotta Sergel voi
– omassa toiminnassaan mitoittaa velallisen tilanteessa sopivimmat perintätoimet ja arvioida perintätoiminnasta odotettavissa olevaa tuottoa;
– tarjota muille yrityksille arvioita useista velallisista koostuvien saatavakantojen kokonaisarvosta;
– tarjota muille yrityksille tilastollista tietoa maksukäyttäytymisestä;
• perintä-, rahanpesu- ja kirjanpitolainsäädännöstä johtuvien tiedon säilyttämistä koskevien vaatimusten noudattaminen;
• perintäprosessien, henkilöstön osaamisen sekä tietojärjestelmien ylläpito ja kehittäminen;
• Sergelin taloudellisen tilanteen, maksuvelvoitteiden ja saatavien seuraaminen;
• maksuhäiriöiden julkaiseminen luottotietolainsäädännön mukaisesti.

 

Oikeutettu etu käsittelyperusteena

Kun henkilötietojen käsittelyn perusteena on rekisterinpitäjän oikeutettu etu, EU-sääntely edellyttää tasapainotestin tekemistä, jossa rekisterinpitäjän oikeutettua etua punnitaan suhteessa niihin vaaroihin ja seurauksiin, joita rekisteröidylle voi käsittelystä aiheutua.

Sergelillä (rekisterinpitäjä) on oikeutettu etu laillisen liiketoiminnan harjoittamiseen. Saatavien perintä on erityislainsäädännöllä säänneltyä ja siten laillista liiketoimintaa.

Velallisella on toisaalta oikeus siihen, ettei hänen henkilötietojaan käsitellä tarpeettomasti. Perintätoimien kohdistaminen velalliseen ei kuitenkaan ole mahdollista ilman velallisen henkilötietojen käsittelyä.

Velallisen oikeus yksityisyyden suojaan ei siten syrjäytä Sergelin oikeutta hänen henkilötietojensa käsittelyyn perinnässä, ellei velallinen pysty esittämään perustetta, jolla velallinen voi ylipäätään lopullisesti vapautua maksuvelvollisuudesta.

 

Käsittelyn kohteena olevat henkilötietoryhmät

Perintätoimessa käsitellään sekä velallista, että velallisen puolesta asioivien henkilöiden tietoja alla kuvatulla tavalla.

Velallinen

• Nimi;
• Henkilötunnus;
• Osoitetiedot;
• Tapauskohtaisesti puhelinnumero ja sähköposti;
• Asiointikieli;
• Tiedot mahdollisista maksuhäiriömerkinnöistä;
• Kutakin yksittäistä velkaa, niiden perustetta, perintätoimia, perintäkuluja, mahdollista maksusuunnitelmaa, mahdollista maksutuomiota, mahdollisia ulosottotoimia ja varattomuusestettä sekä mahdollisia maksusuorituksia koskevat tiedot;
• Yritystoimintaa koskevat tiedot, jos velka liittyy siihen;
• Velkajärjestelyä tai yrityssaneerausta koskevat tiedot;
• Tiedot sellaisista henkilökohtaisista olosuhteista, joilla on vaikutusta perintään, esimerkiksi työttömyys;
• Yhteydenotot Sergeliin ja niiden sisältö;
• Sergelin online-kanavassa asiointia koskeva lokitieto.

Valtuutetut, velkaneuvojat ja lainopilliset avustajat

• Nimi;
• Valtuutetun henkilötunnus (pois lukien edunvalvojat, velkaneuvojat ja lainopilliset avustajat);
• Yhteystieto.

 

Henkilötietojen vastaanottajaryhmät

Sergel luovuttaa henkilötietoa seuraaville tahoille, siinä laajuudessa kuin kyseinen tieto on vastaanottajalle välttämätön:
• Perintätoimeksiannon antaja (jotka seuraavat perinnän vaiheita);
• Luottotietopalveluja tarjoavat yritykset (jotka rekisteröivät maksuhäiriöitä);
• Tuomioistuimet ja ulosotto (jotka antavat ja panevat täytäntöön maksutuomioita);
• Velallisen itsensä erikseen valtuuttamat tahot, velkaneuvojat ja lainopilliset avustajat (jotka asioivat velallisen pyynnöstä hänen puolestaan);
• Tulostus- ja postituspalvelun tarjoajat (jotka toimittavat kirjeitä Sergelin toimeksiannosta);
• Sergelin kanssa samaan konserniin kuuluvat yritykset Pohjoismaissa ja Baltiassa (jotka osallistuvat konsernin yhteisiin toimintoihin, kuten tilastollinen analyysi ja saatavakantojen arvonmääritykset);
• Tietojärjestelmä- ja ohjelmistotoimittajat (jotka hoitavat Sergelin toimeksiannosta tarvittavia tietojärjestelmiä);
• Kirjanpitopalveluiden toimittajat (jotka hoitavat Sergelin puolesta kirjanpitotehtäviä).

 

Tiedot tietojen siirrosta kolmansiin maihin ja käytettävät suojatoimet

Sergel ostaa Euroopan Unionin ja Euroopan talousalueen ulkopuolelta seuraavia palveluita, joihin liittyy velallisia koskevan henkilötiedon käsittelyä:
• tietojärjestelmien ylläpitoon liittyvät palvelut; suojamekanismina tietosuojaa koskevat vakiolausekkeet;
• perinnässä kertyvän tiedon tilastollinen analyysi; suojamekanismina tietosuojaa koskevat vakiolausekkeet.

 

Henkilötietojen säilyttämisaika

Perintälainsäädäntö velvoittaa perintätoimistot säilyttämään velkomusta koskevat tiedot viisi vuotta siitä, kun velka on tullut kokonaisuudessaan maksetuksi tai perintä muusta syystä lopetettu.

Kirjanpitolainsäädännöstä johtuva säilytysvelvoite on kuitenkin kuluva vuosi sekä kuusi seuraavaa vuotta.

Sen jälkeen, kun laki ei enää velvoita säilyttämään näitä tietoja, niitä käytetään ainoastaan tilastollisten mallien tuottamiseen siitä, kuinka velallisten olosuhteet vaikuttavat näiden maksukäyttäytymiseen. Tiedot myös muutetaan muotoon, joka tekee mahdottomaksi hakea yksittäistä velallista koskevaa tietoa.

 

Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyillä on alla esitellyt oikeudet. Suurimman osan kohdalla oikeuden käyttäminen edellyttää pyynnön esittämistä.

Jos pyyntö oikeuden käyttämiseksi havaitaan perusteettomaksi tai on luonteeltaan toistuva, Sergelillä on oikeus periä maksu pyyntöön vastaamisesta tai kieltäytyä toteuttamasta pyyntöä.

Rekisteröidyn oikeus saada pääsy tietoihin

• Rekisteröidyllä on oikeus saada pääsy omiin henkilötietoihinsa, mihin sisältyy oikeus saada tietoa näiden henkilötietojen käsittelystä sekä oikeus saada kopio omista tiedoista.

• Rekisteröidyllä ei kuitenkaan ole oikeutta nähdä muita ihmisiä koskevia tietoja tai liikesalaisuuksia.

• Pyynnön saada pääsy omiin tietoihin voi tehdä toimittamalla Sergelille kirjallisen, omakätisesti allekirjoitetun pyynnön, johon on liitetty oheen kopio virallisesta henkilötodistuksesta tai ajokortista.

Oikeus tietojen oikaisemiseen

• Jos rekisteröity huomaa, että häntä koskeva tieto (esimerkiksi osoite) on virheellinen, hänellä on oikeus tietojen oikaisemiseen.

• Virheellisestä tiedosta voi ilmoittaa asiakaspalveluun.

Oikeus tietojen poistamiseen (”oikeus tulla unohdetuksi”)

• Rekisteröidyllä on oikeus tietojen poistamiseen, mikä tarkoittaa, että Sergel joutuu oma-aloitteisesti poistamaan henkilötiedot, kun niiden säilyttämiseen ei enää ole lakimääräistä velvollisuutta eikä Sergelillä enää ole intressiä tai muuta oikeutettua perustetta tietoja säilyttää.

Oikeus käsittelyn rajoittamiseen

• Lain asettama lähtökohta on, että rekisteröidyllä on oikeus häntä koskevan henkilötiedon käsittelyn rajoittamiseen, mikä tarkoittaa, että tietoa ainoastaan säilytetään, muttei käsitellä muutoin.

• Käsittelyn rajoittaminen tulee kyseeseen, kun rekisteröity pyytää muutoin poistettavaksi tulevan tiedon säilyttämistä, rekisteröity kiistää rekisterinpitäjän oikeuden käsitellä häntä koskevia tietoja, tai rekisteröity kiistää häntä koskevien tietojen oikeellisuuden.

• Laki kuitenkin sallii perintätoimien jatkamisen.

• Käsittelyn rajoittamista koskevan pyynnön voi tehdä toimittamalla Sergelille kirjallisen, omakätisesti allekirjoitetun pyynnön ja asianmukaiset perustelut, johon on liitetty oheen kopio virallisesta henkilötodistuksesta tai ajokortista.

Vastustamisoikeus

• Rekisteröidyllä on oikeus vastustaa henkilötietojensa käsittelyä, jos hänen olosuhteensa ovat sillä tavalla erityislaatuiset, että Sergelin oikeus harjoittaa perintätoimea syrjäytyy.

• Laki kuitenkin sallii perintätoimien jatkamisen.

• Käsittelyä voi vastustaa toimittamalla Sergelille kirjallisen, omakätisesti allekirjoitetun pyynnön, johon on liitetty oheen kopio virallisesta henkilötodistuksesta tai ajokortista.

Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen

• Jos henkilötietojen käsittely perustuu sopimukseen tai suostumukseen, rekisteröidyllä on oikeus saada rekisterinpitäjälle toimittamansa henkilötiedot yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa ja siirtää nämä toiselle rekisterinpitäjälle.

• Pyynnön tämän oikeuden käyttämiseksi voi tehdä toimittamalla Sergelille kirjallisen, omakätisesti allekirjoitetun pyynnön, johon on liitetty oheen kopio virallisesta henkilötodistuksesta tai ajokortista.

 

Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

Velallisella on oikeus tehdä kantelu Sergelin suorittamasta henkilötietojen käsittelystä valvontaviranomaiselle, eli Tietosuojavaltuutetun toimistolle.
• Käyntiosoite: Ratapihantie 9, 6. krs, 00520 Helsinki
• Postiosoite: PL 800, 00521 Helsinki
• Vaihde: 029 56 66700
• Faksi: 029 56 66735
• Sähköposti: tietosuoja@om.fi

 

Tiedot siitä, mistä henkilötiedot on saatu sekä tarvittaessa siitä, onko tiedot saatu yleisesti saatavilla olevista lähteistä

Sergel saa perinnässä käsiteltävät henkilötiedot seuraavista lähteistä:
• Velkojat;
• Rekisteröity itse;
• Velallisen valtuuttamat tahot, kuten valtuutetut, velkaneuvojat ja lainopilliset avustajat;
• Luottotietopalveluja tarjoavat yritykset (Sergel tarkistaa velallisen luottotiedot);
• Väestötietojärjestelmä sekä yhteystietoja tarjoavat yritykset (Sergel tarkistaa velallisen nimi- ja yhteystietojen oikeellisuuden);
• Yritys- ja yhteisötietojärjestelmä (Sergel tarkistaa toiminimitietoja);
• Tuomioistuimet ja ulosotto (Sergel vastaanottaa tuomio- ja ulosottotietoja);
• Pankit (toimittavat maksua koskevat tiedot);
• Sergelin kanssa samaan konserniin kuuluvat yritykset (vastaanottajat osallistuvat konsernin yhteisiin toimintoihin, kuten tilastollinen analyysi ja saatavakantojen arvonmääritykset).

 

Tiedot automaattisen päätöksenteon ja profiloinnin olemassaolosta, käsittelyyn liittyvä logiikka, käsittelyn merkittävyys ja mahdolliset seuraukset rekisteröidylle

Sergelin tietojärjestelmä ratkaisee velallisen kohdalla parhaiten sopivan perintämenetelmän. Järjestelmä tekee tämän automaattisesti.

Järjestelmä käyttää arvionsa perusteena seuraavia tietoja:
• perittäväksi tulleen velan määrä ja laatu;
• ennestään perinnässä olevien velkojien määrä ja laatu;
• julkisesta luottotietopalvelusta saadut velallisen luottotiedot;
• velallisen ikä ja asuminen Suomessa.

Automaattisen käsittelyn vaikutus velalliseen on, että velallinen välttyy oikeudenkäynniltä, joka ei oletettavasti johtaisi maksusuoritukseen.